Knowledge Management

Udostępnia wyniki analiz i inną wiedzę firmową wszystkim pracownikom.

Potrzebuję raportu sprzedażowego z maja 2013, ale nie wiem gdzie on jest, ani kto go wykonał.

To przykład problemu, z jakim stykają się menadżerowie w firmach nieposiadających narzędzi do zarządzania wiedzą. Firma funkcjonuje nieźle, większość pracowników ogarnia swoje zadania sprawnie i wydajnie – ale wyłącznie na zasadzie rozpędu. Gdy tylko pojawia się problem w postaci braku jakiejś informacji, maszyna zaczyna zgrzytać. Kończy się płynna praca, a zaczynają się żmudne i irytujące innych poszukiwania. Proste znalezienie potrzebnego pojedynczego dokumentu trwa godzinę lub dłużej.

Pani Kowalska odeszła z pracy w zeszłym miesiącu i dopiero teraz uporządkowaliśmy całą dokumentację, za którą była odpowiedzialna.

Każdy odchodzący pracownik zabiera ze sobą część wiedzy na temat pracy i firmowych dokumentów – odtworzenie jej zabiera sporo czasu i odrywa innych pracowników od ich właściwej pracy.

Codziennie dostaję chyba z tysiąc telefonów z pytaniami: Czy mamy taki-a-taki raport? Gdzie znajdę takie-a-takie dane? A czy ja jestem firmową encyklopedią? Gdyby tylko istniało miejsce, w którym byłyby dostępne wszystkie raporty, regulaminy, instrukcje… Ech….

Z kolei każdy nowy przychodzący pracownik potrzebuje co najmniej miesiąca, żeby samodzielnie rozwiązywać swoje problemy bez przeszkadzania bardziej doświadczonym kolegom i koleżankom pytaniami gdzie, co i jak.

By rozwiązać tę sytuację, należy podjąć decyzję o inwestycji w rozwiązanie informatyczne klasy Knowledge Management.

Po przeprowadzeniu audytu eksperci firmy BSSG przedstawią możliwości budowy systemu zarządzania wiedzą. W zależności od potrzeb informacyjnych twojej firmy, rozwiązanie będzie zawierać wszystkie lub tylko wybrane elementy spośród poniższych:

Cyfrowa, ogólnofirmowa baza wiedzy

Zbiór najważniejszych informacji o firmie. Zawiera m.in. strukturę organizacyjną, książkę teleadresową, strukturę produktów i projektów

Baza dokumentacji projektowej, np. projektu unijnego

Zebrana w jednym miejscu całość dokumentacji powstającej podczas przygotowania wniosku, podpisania umowy, realizacji projektu, odbioru i zamknięcia projektu, kontroli powdrożeniowej; dokumentacja jest dostępna dla wszystkich stron projektu (w przypadku projektu unijnego: beneficjenta, wykonawcy, instytucji unijnej, doradcy projektu).

”Baza

Zbiór dokumentów formalnych oraz indywidualnych wskazówek praktycznych na temat korzystania z określonego systemu informatycznego, zawartości baz danych powiązanych z systemem, najlepszych praktyk, aktualnie realizowanych projektów, a także materiałów na temat warstwy technicznej, historii serwisu, poprawek, aktualizacji, rozszerzeń i dodatkowych funkcjonalności.

”Baza

Zestaw informacji na temat funkcjonowania działu, od strony procesowej, merytorycznej, budżetowej, realizowanych projektów; ułatwia zarządzanie zasobami i zarządzanie projektami przez menadżerów zespołów oraz specjalistów działu HR, wymianę informacji, tworzenie najlepszych praktyk.

”Baza

Centrum udostępniania i kontroli realizacji szkoleń i innych projektów edukacyjnych przez dział HR oraz menadżerów projektów/zespołów; baza zawiera same materiały, jak również historię korzystania, wyniki testów, oceny i uwagi uczestników (informacja zwrotna), przeprowadzone szkolenia i ich efekt biznesowy, bieżący budżet szkoleniowy poszczególnych jednostek biznesowych.

”Wyszukiwarka

Narzędzie do wyszukiwania pojedyncznych informacji, używana najczęściej przez osoby spoza przeszukiwanego działu, np. ktoś z działu marketingu szuka informacji finansowych; pracuje na kilku bazach wiedzy, również tych wymienionych powyżej.

Część wymienionych powyżej elementów realizujemy przy użyciu naszego autorskiego rozwiązania do zarządzania wiedzą: BIKS.


Poznaj lepiej nasze rozwiązania Knowledge Management

W efekcie powyższych działań pracownicy otrzymują stały i samodzielny dostęp do informacji potrzebnych im w pracy. Przynosi to oszczędność nie tylko czasu traconego na szukanie, ale też obniża koszty (koniec z wielokrotnym zamawianiem wykonania tego samego raportu oraz odtwarzaniem utraconej wiedzy, korzystanie z dokumentu cyfrowego kosztuje mniej niż z dokumentu papierowego) i zwiększa satysfakcję z pracy (większość pracowników lubi pokonywać wyzwania zawodowe).